Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych w opiece zdrowotnej: kryteria oceny informatyki klinicznej

Ocena oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych w służbie zdrowia różni się od standardowej oceny kopii zapasowych w przedsiębiorstwie, a kryteria decydujące o tej różnicy są szczegółowe.

• Czy platforma może przywrócić pojedynczą bazę danych EHR do określonej transakcji bez konieczności ponownego tworzenia całego łańcucha kopii zapasowych?
• Czy może obsłużyć każdy typ obciążenia uruchamianego w Twoim środowisku z poziomu jednej konsoli, bez luk w pokryciu w różnych lokalizacjach?
• Czy model cenowy pozostanie przewidywalny, mimo że biblioteki obrazów rosną o 20–40 procent rocznie?

W tym poście zbudowano ramy oceny wokół tych pytań. Dla zespołów oceniających BaaS zamiast oprogramowania zarządzanego samodzielnie, ocena BaaS jako alternatywy dla samodzielnie zarządzanego tworzenia kopii zapasowych obejmuje pełną strukturę usług zarządzanych.

Zobacz, jak Zmanda Pro wypada w porównaniu z tym systemem oceny

Dlaczego ogólne kryteria oceny kopii zapasowych zawodzą w opiece zdrowotnej

Trzy konkretne rozbieżności wyjaśniają, dlaczego ogólne listy kontrolne dotyczące kopii zapasowych w przedsiębiorstwach nie sprawdzają się jako ramy oceny oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych w służbie zdrowia.

1. Różnorodność obciążenia pracą jest niedookreślony w ocenach ogólnych. „Obsługuje VMware” to nie to samo, co „obsługuje szczegółowe odzyskiwanie na poziomie plików z maszyn wirtualnych VMware bez konieczności pobierania całej maszyny”. Kryteria ogólne sprawdzają obsługę obciążenia. Rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych w służbie zdrowia muszą potwierdzać szczegółowość odzyskiwania dla każdego typu obciążenia, które faktycznie działa w danym środowisku.
2. Precyzja odzyskiwania Nie jest to standardowe kryterium w ogólnych ramach. Przywrócenie serwera do stanu z ostatniej kopii zapasowej jest wystarczające w większości środowisk korporacyjnych. Przywrócenie bazy danych EHR do stanu z ostatniej kopii zapasowej może oznaczać utratę ośmiu godzin aktualizacji dokumentacji medycznej. Odzyskiwanie danych z określonego punktu w czasie na poziomie transakcji jest wymaganiem specyficznym dla oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych w opiece zdrowotnej, którego nie uwzględniają ogólne ramy ewaluacyjne.
3. Implikacje modelu cenowego Z biegiem czasu w środowiskach klinicznych. Ceny za GB, które wydają się konkurencyjne przy obecnych wolumenach danych, mogą stać się nieopłacalne w miarę rozrastania się bibliotek obrazowych i dokumentacji EHR. Oceny ogólne porównują obecne koszty. Oceny w opiece zdrowotnej muszą prognozować koszty przy wolumenach danych z trzech i pięciu lat, wykorzystując wskaźniki wzrostu specyficzne dla sektora opieki zdrowotnej.

Kryteria oceny, które naprawdę mają znaczenie w przypadku oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych w placówkach opieki zdrowotnej

Sześć kryteriów specyficznych dla środowisk klinicznych decyduje o tym, czy oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych w opiece zdrowotnej będzie działać w najbardziej odpowiednim momencie, czy też ujawni luki podczas rzeczywistego odzyskiwania danych. Każde kryterium zawiera informacje o tym, na co zwrócić uwagę, jak wygląda silna reakcja i co powinno dyskwalifikować platformę z dalszych rozważań.

1. Głębokość pokrycia obciążenia pracą, a nie jego szerokość

Pytaniem ewaluacyjnym nie jest to, jakie typy obciążeń pojawiają się w macierzy funkcji. Chodzi o głębokość możliwości odzyskiwania dla każdego typu obciążenia, na którym faktycznie działa środowisko. Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych dla służby zdrowia musi odpowiedzieć na cztery konkretne pytania przed prezentacją:

W przypadku baz danych EHR (SQL Server, Oracle): czy platforma obsługuje tworzenie kopii zapasowych opartych na agentach z obsługą dziennika transakcji, umożliwiając odzyskiwanie danych z określonego punktu w czasie? Czy też opiera się na migawkach maszyn wirtualnych, które rejestrują stan maszyn, ale nie szczegółowość transakcji w bazie danych? To rozróżnienie ma istotne znaczenie dla operacji klinicznych i zostało szczegółowo omówione w artykule „ Jak nowoczesne szpitale tworzą swoją architekturę kopii zapasowych ?”.

W przypadku serwerów PACS: czy platforma tworzy kopię zapasową zarówno danych obrazowych, jak i bazy danych aplikacji PACS, która je indeksuje? Platforma, która tworzy kopie zapasowe plików obrazowych bez indeksu, stwarza scenariusz przywracania, w którym pobranie pojedynczego badania jest niemożliwe do momentu odbudowania indeksu.

W przypadku VMware i Hyper-V: czy platforma obsługuje odzyskiwanie plików z maszyn wirtualnych bez konieczności pełnego przywracania maszyny? W przypadku Microsoft 365: czy obejmuje ono usługi Exchange Online, SharePoint, OneDrive i Teams, a nie tylko skrzynki pocztowe?

Odpowiedź silna: tak na wszystkie powyższe pytania, z dokumentacją i demonstracją na żywo podczas oceny. Odpowiedź dyskwalifikująca: poleganie na migawkach maszyn wirtualnych do tworzenia kopii zapasowych bazy danych, brak możliwości zademonstrowania odzyskiwania maszyn wirtualnych na poziomie plików lub ograniczenie zasięgu usługi Microsoft 365 wyłącznie do skrzynek pocztowych.

2. Precyzja odzyskiwania: testowanie podczas oceny, a nie po wdrożeniu

Każdy dostawca rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych w służbie zdrowia może opisać możliwości odzyskiwania danych w prezentacji. Test ewaluacyjny polega na sprawdzeniu, czy te możliwości działają z danymi w warunkach demonstracyjnych. Każda oceniana platforma powinna zostać poddana trzem konkretnym testom odzyskiwania danych:

Odzyskiwanie bazy danych do określonego punktu w czasie: przywróć bazę danych testową do określonego znacznika czasu transakcji, a nie do ostatniego stanu kopii zapasowej. Sprawdź, czy przywracanie kończy się w czasie RTO zdefiniowanym dla danej warstwy obciążenia i czy przywrócony stan jest zgodny z określoną transakcją.

Odzyskiwanie maszyn wirtualnych na poziomie plików: przywróć pojedynczy plik z kopii zapasowej maszyny wirtualnej bez odzyskiwania całej maszyny. Sprawdź, czy proces działa w standardowym interfejsie platformy bez ręcznej interwencji lub pomocy technicznej.

Odzyskiwanie badań PACS: przywróć konkretne badanie obrazowe z zestawu kopii zapasowej bez przywracania całej biblioteki PACS. Sprawdź, czy indeks bazy danych aplikacji PACS jest nienaruszony i badanie można natychmiast odzyskać po przywróceniu.

Każda platforma, która podczas oceny nie jest w stanie wykazać tych trzech możliwości odzyskiwania danych za pomocą reprezentatywnych danych, ma luki w precyzji, które ujawnią się w przypadku rzeczywistego incydentu.

3. Zarządzanie wieloma lokalizacjami z jednej konsoli

Pytaniem ewaluacyjnym jest to, czy platforma rzeczywiście zarządza kopiami zapasowymi we wszystkich lokalizacjach z jednej konsoli, czy też pokrycie wielu lokalizacji wymaga oddzielnych instancji narzędzi, oddzielnych logowań lub administracji na poziomie lokalizacji. Trzy konkretne pytania:

Czy zasady tworzenia kopii zapasowych można zdefiniować centralnie i przesłać do wszystkich lokalizacji bez konfiguracji na poziomie lokalizacji? Czy nieudane zadanie tworzenia kopii zapasowej w klinice satelitarnej może wygenerować alert widoczny na centralnym pulpicie bez konieczności zgłaszania go przez lokalnego administratora kliniki? Czy odzyskiwanie danych z konsoli centralnej może zostać zainicjowane dla dowolnej lokalizacji bez konieczności obecności działu IT na miejscu?

Silna odpowiedź: tak na wszystkie trzy, z demonstracją funkcji push polityki, centralnego alertowania i zdalnej inicjacji odzyskiwania. Odpowiedź dyskwalifikująca: oddzielne instancje konsoli dla każdej lokalizacji, zarządzanie politykami na poziomie lokalizacji lub alerty wymagające potwierdzenia na poziomie lokalizacji przed eskalacją do centralnej widoczności.

4. Elastyczność wdrożenia dostosowana do wymagań Twojej architektury

Bezpieczne kopie zapasowe danych medycznych wymagają modelu wdrożenia, który spełnia wymagania zgodności, a nie preferowaną przez dostawcę architekturę. Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych dla sektora opieki zdrowotnej, które wymusza korzystanie z modelu chmury zarządzanej przez dostawcę, może nie spełniać wymogów dotyczących izolacji powietrznej lub ograniczeń umownych dostawcy EHR dotyczących przechowywania danych w chmurze. Trzy wymagania wdrożeniowe specyficzne dla sektora opieki zdrowotnej:

Wdrożenie z izolacją powietrzną: czy platforma może działać bez połączenia z internetem w organizacjach z wymogami izolacji powietrznej lub ograniczeniami umownymi dostawców EHR dotyczącymi przechowywania danych w chmurze? Czy wdrożenie z izolacją powietrzną jest standardową opcją, czy też wymaga indywidualnego podejścia?

Wdrożenie hybrydowe: czy platforma może zarządzać lokalnymi i chmurowymi miejscami do przechowywania danych z poziomu jednej konsoli, jednocześnie wysyłając dane zapasowe do lokalnego serwera NAS, pamięci masowej w chmurze i miejsca offline? Decyzje architektoniczne, które mają na to wpływ, zostały szczegółowo omówione w dokumencie „ Rozważania dotyczące wdrażania chmury i hybrydowego w opiece zdrowotnej”.

„Bring Your Own Storage”: czy organizacja może podłączyć własne konta pamięci masowej w chmurze (AWS S3, Azure Blob, Wasabi) zamiast być zobowiązana do korzystania z pamięci zarządzanej przez dostawcę? Ma to wpływ na zakres umowy BAA i suwerenność danych dla ePHI w danych kopii zapasowej.

5. Model cenowy oceniany na podstawie przyszłych wolumenów danych

Dane dotyczące opieki zdrowotnej rosną w tempie, które sprawia, że ​​ocena cen przy obecnych ilościach jest niewystarczająca. Dwa pytania dotyczące modelu cenowego, specyficzne dla pamięci masowej do tworzenia kopii zapasowych w rozwiązaniach IT dla opieki zdrowotnej:

Za obciążenie a za GB: model rozliczeń za obciążenie nalicza opłaty za liczbę chronionych systemów, a nie za generowane przez nie dane. W środowiskach opieki zdrowotnej, gdzie biblioteki obrazowania rosną o 20–40% rocznie, ceny za obciążenie pozostają przewidywalne wraz ze wzrostem ilości danych. Ceny za GB skalują się wraz ze wzrostem wolumenu danych, co powoduje wzrost kosztów, który z roku na rok narasta w porównaniu ze wskaźnikami wzrostu w sektorze opieki zdrowotnej.

Deduplikacja i kompresja u źródła: platformy, które deduplikują i kompresują dane kopii zapasowych po stronie klienta przed wysłaniem do pamięci masowej, zmniejszają efektywny wolumen danych. Potwierdź wskaźniki na podstawie reprezentatywnych danych z sektora opieki zdrowotnej, a nie średnich publikowanych przez dostawców. Potwierdź również, że zasady przechowywania kopii zapasowych zgodne z wymogami HIPAA (sześcioletni okres przechowywania danych objętych ustawą) są obsługiwane w ramach standardowego poziomu cenowego, a nie są naliczane jako dodatkowa pamięć masowa.

6. Architektura zgodności z HIPAA: trzy konkretne pytania

Pełne ramy oceny mechanizmów kontroli zgodnych z ustawą HIPAA opisano w kryteriach oceny zgodności oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych z ustawą HIPAA . Trzy pytania odnoszące się konkretnie do kontekstu operacyjnego rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych w opiece zdrowotnej:

• Czy platforma obsługuje szyfrowanie po stronie klienta przy użyciu kluczy zarządzanych przez klienta, dzięki czemu dostawca nie będzie mógł uzyskać dostępu do danych kopii zapasowej, nawet jeśli zostanie do tego zmuszony?
• Czy platforma generuje eksportowalne dzienniki audytu w standardowym formacie (JSON, CSV, syslog) z konfigurowalnymi okresami przechowywania?
• Czy platforma obsługuje dokumentację testów przywracania: eksportowalne zapisy każdego testu przywracania, w tym datę, przetestowany system, użyty zestaw kopii zapasowych, osiągnięty RTO i wynik?

Czerwone flagi w ocenie oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych w placówkach opieki zdrowotnej

Sześć warunków, które powinny dyskwalifikować platformę przy ocenie możliwości tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych dla dostawców usług opieki zdrowotnej:

• Kopie zapasowe baz danych opierają się wyłącznie na migawkach maszyn wirtualnych, bez opcji opartej na agencie. Stanowi to lukę w precyzji odzyskiwania dla każdego obciążenia EHR lub klinicznej bazy danych, które wymaga odzyskiwania do określonego punktu w czasie.
• Odzyskiwanie maszyn wirtualnych na poziomie plików wymaga ręcznej interwencji lub pomocy technicznej. Funkcja odzyskiwania, której zespół IT nie może wykonać podczas incydentu bez wsparcia dostawcy, nie jest niezawodną funkcją odzyskiwania w operacjach klinicznych.
• Zarządzanie wieloma lokalizacjami wymaga oddzielnych instancji konsoli lub oddzielnych licencji dla każdej lokalizacji. Powoduje to fragmentację administracyjną, która prowadzi do luk w zasięgu i pominiętych alertów w lokalizacjach satelitarnych.
• Ceny za GB bez deduplikacji i kompresji u źródła. Ten model cenowy słabo skaluje się w stosunku do tempa wzrostu danych medycznych i generuje wzrost kosztów, który pogłębia się corocznie wraz z rozbudową bibliotek obrazowych.
• Niezmienna pamięć masowa dostępna jest tylko w trybie zarządzania. Tryb zarządzania pozwala na pominięcie uprawnień administratora i nie chroni przed oprogramowaniem ransomware, które przejęło dane uwierzytelniające administratora.
• Wdrożenie z izolacją powietrzną wymaga niestandardowego zaangażowania lub nie jest dostępne jako opcja standardowa. Dla organizacji z wymaganiami izolacji powietrznej platforma, która nie obsługuje wdrożenia z izolacją powietrzną w konfiguracji standardowej, nie jest realną opcją, niezależnie od innych możliwości.

Jak stworzyć koncepcję dowodu słuszności oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych w służbie zdrowia

Sensowny dowód koncepcji (POC) dla oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych w służbie zdrowia składa się z trzech etapów. Etapy te są sekwencyjne: każdy z nich generuje dokumentację, która stanowi podstawę dla kolejnego i przyczynia się do ewidencji zamówień.

Etap 1: weryfikacja zasięgu przed demonstracją

Przed zaplanowaniem demonstracji produktu należy poprosić o dokumentację pokrycia obciążenia dla każdego typu obciążenia w środowisku. Należy upewnić się, że kopia zapasowa bazy danych oparta na agentach z obsługą dziennika transakcji jest dostępna dla konkretnych wersji bazy danych. Należy upewnić się, że kopia zapasowa PACS obejmuje indeks bazy danych aplikacji. Należy upewnić się, że usługa Microsoft 365 obejmuje wszystkie cztery usługi. Należy upewnić się, że wdrożenie z izolacją powietrzną lub hybrydowe jest standardową opcją, jeśli wymaga tego architektura.

Dostawca, który nie może udokumentować pokrycia dla konkretnych wersji obciążeń przed prezentacją demonstracyjną, demonstruje to pokrycie. Przejdź do wersji demonstracyjnej dopiero po pisemnym potwierdzeniu pokrycia dla każdego typu obciążenia w Twoim środowisku.

Etap 2: testowanie precyzji odzyskiwania z wykorzystaniem danych reprezentatywnych

Podczas weryfikacji koncepcji (POC) przetestuj trzy powyższe scenariusze odzyskiwania (odzyskiwanie bazy danych w określonym momencie, odzyskiwanie maszyny wirtualnej na poziomie plików, odzyskiwanie w ramach badania PACS) z wykorzystaniem reprezentatywnych danych z Twojego środowiska, a nie syntetycznych danych dostawcy. Udokumentuj czas potrzebny na ukończenie każdego odzyskiwania, dokładność przywróconego stanu oraz to, czy wymagana była interwencja ręczna.

Niniejsza dokumentacja służy dwóm celom. Potwierdza ona, że ​​platforma spełnia kliniczne wymagania RTO przed podpisaniem umowy. Staje się ona również częścią dokumentacji testów przywracania zgodnie z ustawą HIPAA (HipA) zgodnie z sekcją 164.308(a)(7), która wymaga udokumentowania dowodów testowania przywracania z konkretnymi datami, przetestowanymi systemami i wynikami. Ustrukturyzowany dowód koncepcji (POC) generuje dokumentację zgodności jako produkt uboczny procesu zamówień.

Etap 3: testowanie polityki i alertów w wielu lokalizacjach

Jeśli platforma będzie zarządzać wieloma lokalizacjami, przetestuj przesyłanie polityki i centralne alerty podczas weryfikacji koncepcji (POC). Skonfiguruj politykę tworzenia kopii zapasowych centralnie, prześlij ją do lokalizacji testowej i zweryfikuj, czy jest poprawnie stosowana bez interwencji na poziomie lokalizacji. Symuluj nieudane zadanie tworzenia kopii zapasowej i zweryfikuj, czy alert dociera do centralnego pulpitu nawigacyjnego bez konieczności eskalacji na poziomie lokalizacji. Sprawdź, czy odzyskiwanie danych dla lokalizacji testowej można zainicjować z konsoli centralnej bez obecności lokalnego działu IT.

Wynikiem Etapu 3 jest udokumentowany poziom bazowy możliwości zarządzania wieloma lokalizacjami w odniesieniu do trzech szczegółowych wymagań zawartych w powyższych kryteriach oceny. Platforma, która nie przejdzie Etapu 3 podczas kontrolowanego testu koncepcji (POC), nie będzie działać lepiej w rzeczywistych lokalizacjach satelitarnych w fazie produkcyjnej.

Następne kroki dla zespołów IT w służbie zdrowia oceniających oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych

Powyższe kryteria oceny i struktura dowodu koncepcji (POC) obowiązują przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy na oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych dla sektora opieki zdrowotnej. Głębokość pokrycia obciążenia, testy precyzji odzyskiwania, weryfikacja zarządzania wieloma lokalizacjami oraz projekcja modelu cenowego powinny zostać ukończone w okresie oceny, a nie potwierdzone po wdrożeniu. Organizacje opieki zdrowotnej, które ukończą tę ocenę przed podpisaniem umowy, posiadają dokumentację zakupową, która służy również jako częściowa dokumentacja testów przywracania danych zgodnie z HIPAA zgodnie z sekcją 164.308(a)(7).